Privacyverklaring e-Delivery Event

(versie 7 juni 2018)

Dit is de privacyverklaring van e-Delivery Event, welke beurs wordt georganiseerd door Organisatie Groep Zuid (O.G.Z.) B.V.,  Nuenenseweg 167, 5667 KP Geldrop, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17171744, hierna verder te noemen: “OGZ”.

Waarom deze privacyverklaring?

e-Delivery Event wordt georganiseerd door OGZ. OGZ is een full-service en onafhankelijk organisatiebureau dat inmiddels een significante positie heeft ingenomen in het beurzenlandschap in Nederland en daarbuiten. 

Indien u een beurs van ons bezoekt, als exposant deelneemt aan een beurs, uit interesse de website bezoekt of reageert op social media uitingen dan verwerken wij bepaalde persoonsgegevens van u. Over de verwerking van uw persoonsgegevens willen wij transparant zijn. In deze privacyverklaring leggen wij daarom uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen en gebruiken, waarom wij dat doen en voor welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?

Bezoekers

In ruil voor het delen van uw gegevens krijgt u toegang tot de beurs. Eenmaal aanwezig op de beurs kunt u in contact komen met deelnemende exposanten en tevens krijgt u toegang tot waardevolle content.
Uw gegevens deelt u middels een aanmeldformulier via:

  • De website van de betreffende beurs;
  • Registratie bij de entree van een beurs;
  • Een uitnodigings-URL van de exposant: bij het aanmelden via een uitnodiging van een exposant, deelt u uw gegevens met zowel deze exposant als met OGZ.

Van bezoekers van een beurs verwerken wij in ieder geval:

  • Naam;
  • Bedrijfsnaam/Organisatie 
  • Geslacht;
  • Adres;
  • Telefoonnummer (optioneel);
  • E-mailadres.

Daarnaast verwerken wij uw antwoorden op eventuele vragen over bijvoorbeeld bedrijfsgrootte, interessegebieden of opleidingsniveau om een beurs voor u relevant te maken.

Tijdens onze beurzen heeft u veelal de mogelijkheid om lezingen bij te wonen.
Om toegang tot de betreffende lezingen te krijgen wordt uw toegangspas gescand. Door het scannen van de toegangsbadge deelt u uw gegevens met de spreker en/of met de aan hem/haar gelieerde organisatie.

Met het bezoeken van de beurs komt u in contact met standhouders (exposanten). Mogelijkerwijs zal een exposant vragen naar uw gegevens door bijvoorbeeld uw badge te scannen. Wanneer u dit toestaat deelt u genoemde gegevens met de desbetreffende exposant.

Exposanten, Sponsoren en overige deelnemers; hierna verder te noemen “deelnemers”

Van deelnemers op een beurs verwerken wij in ieder geval:

  • Bedrijfsnaam/Organisatie;
  • Naam contactpersoon;
  • Geslacht;
  • Adres;
  • Telefoonnummers (vast en/of mobiel);
  • E-mailadres;
  • Website;
  • Facturatiegegevens.

Contact met OGZ
Indien u contact met ons opneemt per telefoon, e-mail, via social media, chat of op een andere manier, dan worden uw gegevens geregistreerd. 

Gegevens van onze websitebezoekers
OGZ maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via een website van OGZ op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als u onze websites gebruikt. Hieronder vindt u uitleg over de verschillende soorten cookies die OGZ plaatst.

Functionele cookies
OGZ maakt gebruik van een aantal functionele cookies. Deze stellen ons in staat voor u gegevens te bewaren die uw ervaring op de websites verbeteren. De functionele cookies die wij plaatsen via onze verschillende websites bijvoorbeeld als doel uw voorkeuren te onthouden zoals eventueel de taal die u gekozen hebt.

Analytische cookies
Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoeker, maken wij gebruik van meet cookies, ook analytische cookies genoemd. Hierdoor kunnen wij kijken welke pagina’s problemen opleveren bij bezoekers, welke populair zijn etcetera. Deze gegevens zijn voor ons van belang om voor u een prettige website ervaring te kunnen blijven ontwikkelen. Wij gebruiken hiervoor alleen gegevens die niet te herleiden zijn naar u als persoon.

Social media cookies
Social media cookies maken het mogelijk om eenvoudig een pagina te delen via social media of om sociale content over een onderwerp (bijvoorbeeld tweets) te tonen. De social media waarvoor cookies kunnen worden geplaatst zijn bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn, Google+ en Facebook.

Advertentie cookies
Advertentie cookies worden bijvoorbeeld gebruikt om:

  • online advertenties/campagnes te optimaliseren om bijvoorbeeld te voorkomen dat u steeds dezelfde advertentie te zien krijgt
  • u na het bezoek aan onze website banners te tonen
  • bij te houden hoeveel bezoekers op advertenties klikken ten behoeve van de afrekening met de adverteerder
  • websites die u bezoekt te registreren om hiermee een inschatting te maken van uw interesses om u te kunnen voorzien van relevante inhoud en advertenties
  • te weten of u op een advertentie heeft geklikt
  • informatie over uw surfgedrag door te geven aan andere websites
  • het mogelijk te maken dat er gebruik gemaakt wordt van diensten van andere partijen om advertenties aan u te kunnen tonen

Verwijderen en weigeren van cookies
Via uw browser instellingen kunt u de cookies op uw apparaat verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop kan per browser verschillen. 

Meer informatie over cookies
Meer informatie over cookies kunt u vinden bij de Consumentenbond via “Wat zijn cookies?”.

Social media uitingen
De gegevens die u zelf invult op social media of die wij verzamelen naar aanleiding van uw reacties op social media uitingen van een van onze beurzen worden door OGZ verwerkt. Het kan daarbij gaan om persoonsgegevens die u op onder meer de contactpagina van het betreffende platform zelf invult, zoals uw e-mailadres, naam, adres, woonplaats of een telefoonnummer.

Sollicitanten
Als u bij OGZ solliciteert of als u reageert op een vacature die al dan niet op een website van ons is geplaatst, kan het zijn dat u ons informatie over uzelf verstrekt, zoals uw CV.

Beeldopnamen
Op onze beurzen worden foto’s en video’s gemaakt ter verslaglegging en  registratiedoeleinden van de betreffende beurs. Het kan dus zijn dat u op foto’s of video’s wordt vastgelegd die na afloop van de beurs door ons worden gebruikt.

Met welk doel verwerken wij uw gegevens?

 

Dienstverlening
OGZ verwerkt uw persoonsgegevens om onze diensten aan u te kunnen leveren. Bijvoorbeeld voor de registratie voor de beurs waarvoor u zich heeft aangemeld of waaraan u deelnemende exposant bent, het verzenden van tickets, om u toegang te kunnen verlenen tot de beurs, het beantwoorden van vragen en klachten met betrekking tot de beurs en het opstellen, versturen en incasseren van facturen aan exposanten.

 

Informeren
Om per e-mail, per post of telefonisch met u te kunnen communiceren en u te informeren verwerkt OGZ uw persoonsgegevens. U ontvangt (praktische) informatie over de beurs waarvoor u zich heeft aangemeld of waaraan u deelneemt, zoals deelnemende exposanten, lezingen, aanvangs- en eindtijden, route en parkeergelegenheid.

Uw elektronische contactgegevens die wij hebben verkregen bij uw aanmelding of deelname gebruiken wij om u per e-mail te informeren over soortgelijke beurzen van OGZ. Voor deze berichten kunt u zich te allen tijde afmelden via de afmeldinstructie in iedere e-mail. Daarnaast gebruiken wij uw adresgegevens nog om u per post te kunnen informeren over onze beurzen.

Voor het informeren over evenementen van OGZ, anders dan beurzen en congressen, of producten en diensten van derden zullen wij u altijd eerst om toestemming vragen. Overigens verkopen wij persoonsgegevens van onze bezoekers en exposanten nooit aan derden.

Profileren
Om uw bezoek aan een beurs zo relevant mogelijk voor u te maken, maken wij gebruik van profilering. Zo wordt u bijvoorbeeld op de hoogte gebracht over voor u interessante sprekers en exposanten op een beurs. U bent te allen tijde gerechtigd om bezwaar te maken tegen profilering voor direct marketingdoeleinden.

Analyse en (markt)onderzoek
Uw persoonsgegevens kunnen wij gebruiken voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om de diensten van OGZ te verbeteren. Ook kunnen we u na afloop van een beurs vragen of u mee wilt doen aan een vrijblijvend marktonderzoek of een enquête om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Deelname aan de enquête is geheel vrijwillig.

Contact met OGZ
Indien u contact met ons opneemt of wij contact met u opnemen per telefoon, e-mail, via social media, chat of op een andere manier, dan worden uw gegevens geregistreerd. Zo kunnen medewerkers van OGZ later zien dat er al eerder contact met u is geweest en waarover. Zo kunnen wij u sneller en beter helpen. Denk bijvoorbeeld aan vragen over onze dienstverlening, betalingen, klachten of indien u mee doet aan marktonderzoek.

Sollicitanten
Gegevens van sollicitanten verwerken we in het kader van een werving & selectie procedure met als doel om de juiste persoon te selecteren uit de binnengekomen kandidaten voor een bepaalde vacature en iedere sollicitant een terugkoppeling te geven.

Wettelijke verplichting
OGZ kan op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Mogen wij uw  gegevens verwerken?

OGZ verwerkt persoonsgegevens op grond van uw expliciete toestemming, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting dan wel een gerechtvaardigd belang van OGZ om uw gegevens te verwerken voor direct marketingdoeleinden waarbij u altijd de mogelijkheid heeft om u af te melden.

Hoe gaan wij om met de beveiliging van uw gegevens?

OGZ zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, vernietiging of beschadiging, onbevoegde kennisname of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens. Dit doen wij onder andere door het nemen van fysieke en organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging, het afschermen van iedere desktop met gebruikersnaam en wachtwoord en autorisatiemanagement zodat uw gegevens niet voor alle medewerkers van OGZ zijn in te zien. Ook het up-to-date houden van software en het regelmatig testen van onze beveiligingsmaatregelen hoort hierbij.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken en niet langer dan wettelijk is toegestaan. De uiteindelijke bewaartermijn verschilt per soort persoonsgegevens. Als u een van onze beurzen heeft bezocht dan bewaren wij uw gegevens in ieder geval tot afmelding dan wel gedurende 2 jaar na het laatste contact met u. Uw elektronische contactgegevens voor het verzenden van direct mailing bewaren wij totdat u zich afmeldt voor deze e-mails. De gegevens van sollicitanten worden door ons tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure gebruikt of zoveel langer als wij daar van u toestemming voor hebben gekregen. Na afloop van een bewaartermijn worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd dan wel gewist.

Maakt OGZ bij de verwerking van gegevens gebruik van diensten van derden?

OGZ maakt gebruik van diensten van andere partijen. Dit gebeurt pas na screening op het gebied van security en privacy en pas nadat de derde partij een zogenaamde verwerkersovereenkomst met betrekking tot het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens heeft getekend. Werkzaamheden waarbij derde partijen zijn betrokken zijn: bezoekregistratie, CRM-systeem, e-mailmarketing, online marketing en hosting. 

Verstrekt OGZ gegevens aan derden?

OGZ verstrekt of verkoopt in beginsel geen gegevens aan derden. OGZ kan echter op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de Politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Voldoet OGZ aan de eisen van de wet?

OGZ gaat uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en leeft de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aanverwante wet- en regelgeving na.

Hoe kunt u invloed uitoefenen op de verwerking van uw persoonsgegevens?

Iedereen waarvan persoonsgegevens door ons worden verwerkt heeft de volgende rechten:

-    inzage van uw persoonsgegevens en een kopie daarvan;
-    correctie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist zijn;
-    het laten wissen dan wel anonimiseren van gegevens omdat ze niet meer juist zijn of bijvoorbeeld omdat u uw toestemming heeft ingetrokken;
-    een beperking van de verwerking te verzoeken (tijdelijk slot op de persoonsgegevens) indien u daar een rechtsgrond voor heeft;
-    uw gegevens te laten overdragen; en
-    bezwaar te maken tegen bepaald gebruik.

Wilt u gebruik maken van één van uw rechten, dan doet u dat als volgt. U kunt uw verzoek per e-mail sturen naar privacy@ogz.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, zal OGZ verifiëren of het om de juiste persoon gaat.

Binnen uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek ontvangt u een reactie.

Wordt de privacy verklaring wel eens gewijzigd?

Hoewel de privacyverklaring niet veelvuldig zal worden gewijzigd, behoudt OGZ zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Kijk op deze website voor de laatste versie.